E-Rechnung

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird ab dem 01.01.2025 zur Pflicht. Was bis dahin zu tun ist und welcher Handlungsbedarf für Sie besteht, erfahren Sie hier.


Gesetzliche Grundlage

Das Wachstumschancengesetz ist eine Initiative der deutschen Bundesregierung, um die Wettbewerbsfähigkeit und Innovationskraft der deutschen Wirtschaft zu stärken. Ein zentraler Aspekt dieses Gesetzes ist die E-Rechnungspflicht für inländische Rechnungen im B2B-Bereich. Hier sind die wichtigsten Punkte:


Was ist eine E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Im Gegensatz zu PDF-Rechnungen enthält sie strukturierte Daten in einer XML-Datei.


Umsetzung im Unternehmen

Unternehmen müssen sich auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten, indem sie ihre Prozesse anpassen und technische Lösungen implementieren.


Ausgangsrechnungen

Ab dem 01.01.2025 entfällt der Vorrang der Papierrechnung. Jedes Unternehmen kann E-Rechnungen versenden. Andere elektronische Formate wie PDFs dürfen nur noch mit der Zustimmung des Empfängers versendet werden. Ab dem 01.01.2028 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.

ERP-System vorhanden

Bitte sprechen Sie Ihren Systempartner an, wie und in welchem Zeitraum er die Umsetzung der E-Rechnungsplicht in Ihrem System vornimmt und welche Maßnahmen Sie vorab ergreifen müssen.

Sie haben bereist bisher Rechnungen auf elektronischen Weg versendet? Stellen Sie sicher, dass dies ab dem 01.01.2025 im Format der E-Rechnung erfolgt.

Sie schreiben noch Papierrechnungen? Treffen Sie vorbereitende Tätigkeiten, wie die E-Mail-Adressen Ihrer Kunden für den Empfang der Ausgangsrechnungen in den Stammdaten einzuholen und einzupflegen, und führen Sie zeitnah den digitalen Rechnungsversand ein.

Für Rechnungsschreibungssysteme, die keine E-Rechnungen erstellen können bietet DATEV die Lösung DATEV Smart Transfer als Online-Erweiterung an über diese Sie E-Rechnungen erstellen können.

manuelle Rechnungsschreibung

Wenn Sie bisher noch kein System zur Rechnungsschreibung nutzen, ist es höchste Zeit sich zu informieren, welche Lösungen es auf dem Markt gibt, die Ihren Anforderungen entsprechen.

DATEV bietet verschiedene Programme und Tools zur Erstellung von E-Rechnungen:

E-Rechnungstool
Einfache Einstiegslösung für wenige Rechnungen

DATEV Auftragswesen
Online-Lösung für die Rechnungsschreibung

DATEV Mittelstand Faktura
On-Demand Lösung für die Rechnungsschreibung


Eingangsrechnungen

Jedes Unternehmen ohne Ausnahme muss ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Empfang
Für den Empfang der E-Rechnungen empfehlen wir ein Postfach rechnung@… anzulegen, auf dass alle Mitarbeiter zugriff bekommen, die den Rechnungseingang bearbeiten.

Verarbeitung
Um die E-Rechnungen zu verarbeiten benötigen Sie eine digitale, revisionssichere Dokumentenablage. Sollten Sie bisher kein Dokumentenmanagement-System im Einsatz haben, empfehlen wir Ihnen DATEV Unternehmen Online für die Verarbeitung und revisionssichere Archivierung.

Belegfreigabe
Sie haben bisher die Rechnungen in einem analogen Freigabeprozess geprüft und freigegeben und nun fehlt Ihnen ein Tool um diesen Prozess digital darstellen zu können? Nutzen Sie hierzu DATEV Belegfreigabe Online. Dieses Tool ist Unternehmen Online vorgeschaltet und ermöglicht es Ihnen Ihren bisherigen analogen Prozess in einem digitalen Prozess abzubilden.


Ihre Vorteile durch die E-Rechnung

Die E-Rechnung ist nicht nur eine Pflicht, sie kann auch als Chance gesehen werden. Durch eine digitale Arbeitsweise treten Vorteile wie Effizienz durch medienbruchfreie Prozesse, Transparenz durch den direkten Zugriff auf die Belege in der Cloud, Nachhaltigkeit in Form von weniger Papier und niedrigere Kosten aufgrund der Effizienteren Arbeitsweise zutage.


Fazit

Unternehmen sollten sich rechtzeitig informieren und auf digitale Prozesse umstellen um auf die E-Rechnung vorbereitet zu sein, die am 01.01.2025 zur Pflicht wird. Daneben sollten Sie die Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung frühzeitig nutzen um bereits jetzt eine effizientere Arbeitsweise durch digitale Workflows zu bekommen.

Bis zum 01.01.2025 ist es nicht mehr lange. Handeln Sie jetzt und stellen Sie Ihre Prozesse um. Wir beraten Sie hierzu gerne.